1.7 预付账款

预付账款是指企业按照购货合同的规定，预先以货币资金或货币等价物支付给供货单位的款项。企业在采购材料或商品时，若供货商提供的货物质量有保障或数量紧缺等，需要购货商预先支付一定的款项。

1.7.1 核算内容

“预付账款”科目用于核算企业按合同规定预付的款项。预付款项情况不多的企业，可以不设置本科目，将预付的款项直接记入“应付账款”科目。预收账款业务，虽然买方已将预付款项支付给了卖方，但相关的经济业务并未实际发生，因此该笔款项属于买方的资产而非卖方的资产。

1.7.2 明细科目设置

“预付账款”科目通常按照供货单位进行明细分类核算，其明细科目设置如表1-11所示。

1.7.3 主要业务处理

预付账款业务多存在于供货商占优势的情况，其账务处理一般有章可循，即按照一定的顺序进行。

1. 确认预付账款

因购买材料或商品预付款项，即确认预付账款时，应编制如下会计分录。

借：预付账款（按照合同约定应当预付的金额）

　贷：银行存款

2. 收到所购物资

收到预付款项所购物资时，应确认物资成本，编制如下会计分录。

借：原材料/库存商品/在途物资（相关物资的采购成本）

　应交税费——应交增值税（进项税额）（采购物资应负担的增值税）

　贷：预付账款（采购物资成本与增值税税额之和）

3. 补付货款

所购物资款项大于预付账款时，应编制如下会计分录。

借：预付账款（补付的金额）

　贷：银行存款

4. 退回多付货款

所购物资款项小于预付账款时，应编制如下会计分录。

借：银行存款

　贷：预付账款（退回的金额）

1.7.4 专业素养

“预付账款”科目并非每个企业的必设科目，其在使用中存在一定的随意性，为了规避“预付账款”科目的滥用，企业应当加强对预付账款的管理。

1. 预付账款的常见使用误区

“预付账款”科目主要用于核算企业购入存货时形成的预付款，一般而言，这种款项是由于与供应商的购销关系而形成的，但有时由于会计人员或企业管理人员主管或客观的原因，会造成“预付账款”科目的误用，因此，在处理相关业务时，应注意避免以下常见错误。

（1）“预付账款”与“在建工程”或“工程物资”的误用

企业购置机器设备或自行构建厂房等固定资产时，有时会存在预先支付一笔款项的情况，此时，有些会计人员会忽略业务的实际情况而简单地认为只要是预付的各种款项均应在“预付账款”科目中核算。有的条件下，上述预付的款项属于固定资产或在建工程的核算对象，而不属于预付款业务，这种情况下，若购买的是机器设备，则直接借记“固定资产”科目；若购买的是在建工程所需物资，则应借记“工程物资”科目或“在建工程”科目，而不是一揽子地全部记入“预付账款”科目。

（2）“预付账款”与“其他应收款”的误用

一般情况下，职工预借的款项应在“其他应收款”中核算。但对于一些与企业主营业务有关的预借款向，往往是通过“预付账款”科目核算，如采购人员预借款项采购材料等货物需要先付款，若暂时未收到采购发票或供货单位的收据，有的会计人员就会直接根据采购人员的借条将该笔业务借记“其他应收款”科目。但实际情况是，该笔预付的款项与企业的主营业务有关，同样也是与供应商之间的购销业务，所以，当预借款项给采购人员购买企业生产所需的材料物资时，应借记“预付账款”科目。

（3）“预付账款”长期挂账

企业若使用预付款形式购买材料物资，一般会在收到相关物资后才收到供货单位开具的发票。有的时候，由于供货单位的原因，导致购货单位迟迟没有收到相关物资，从而没有收到其开具的发票，此时，有的会计人员就可能对这笔业务不进行账务处理，而这种不处理就容易导致预付账款的长期挂账。针对这种已预付货款但未收到物资及发票的情况，正确的处理是：核查造成这种情况的原因，若相关货物确实不能收回了，则应将预付账款转入其他应收款处理，然后再计提坏账准备。

2. 预付款业务的一般处理流程

使用预付款的形式购买货物，对于会计人员来说不仅仅是进行账务处理这样简单。为了检查业务的合理性，保证账务处理的正确性，会计人员还应该对预付款业务的整个处理流程了然于胸，从而高效处理相关业务。企业预付款业务的一般处理流程如下。

•采购人员提出预付款申请：此环节主要是采购人员填写预付款申请单，经相关领导签字后，交与财务人员付款。

•财务人员付款：此环节主要是财务人员根据采购人员交来的付款申请单，审核相关项目的填写以及领导签字情况，核实无误后，由出纳付款。

•入库所购货物：此环节主要是对方单位收到预付款后，按照合同约定发出货物，本公司在收到采购货物后根据对方单位开具的发票账单进行入库的账务处理，然后根据实际情况确认是否应补付货款或退回多余付款。

1.7.5 案例再现

【案例1-7】

汇彩公司与供应商达琼公司签订了一份采购合同，合同约定汇彩公司采用预付款的形式向达琼公司采购甲材料一批。2018年5月1日，汇彩公司通过银行转账的形式预付给达琼公司订购材料款20 000元。2018年5月4日，汇彩公司收到所订购的甲材料并验收入库，同时，收到达琼公司开具的增值税专用发票，发票上注明价款为50 000元、增值税额为8 000元，共计58 000元。2018年5月10日，汇彩公司通过网银补付了剩余款项。

要求：根据上述资料编制汇彩公司采购原材料的会计分录。

【案例解析】

本例中的业务属于预付款项购买货物，且业务流程符合相关管理规定。因此，各时间点应编制的会计分录如下。

（1）2018年5月1日，预付货款时，应编制如下会计分录。

（2）2018年5月4日，收到所购材料并验收入库时，应编制如下会计分录。

（3）2017年5月10日，补付剩余款项时，应编制如下会计分录。