第二章 酒店文书的格式和作用

第一节 一般文书格式

根据相关规定，一般文书格式由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等要素组成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素组成。一份完整的文书分为版头、主体、版记三部分。置于文书首页红色反线（又称“间隔线”）以上的各要素统称文书眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称文书主体；置于主题词以下的各要素统称文书版记。

一般文书格式各部分的要素及其编排顺序、标识规则如下。

一、版头部分

版头部分又称文头和眉首，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等要素，具体内容详见表2-1。

表2-1 版头要素

二、主体部分

文书主体是文书的最主要部分，包括文书标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、发文单位印章、附注、附件等要素，具体内容详见表2-2。

表2-2 文书主体内容

三、版记部分

版记部分包括主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、页码等。版记部分位于文书最后一页的底部，均在偶数页页面。版记中各栏目间用黑色实线划分开。

版记应置于文书最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅读和查询。

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与文书最后一面的版心下边缘重合。

文书版记中的部分内容，具体详见表2-3。

表2-3 版记中的部分内容