3.2 制作“公司开支统计表”

在制作一些简单的办公报表或者统计表时，可以使用Word软件轻松制作。而且使用Word表格中的公式功能，也可以对表格中的一些数据进行简单的计算。下面以制作办公开支统计表为例，介绍Word表格中公式的使用。

3.2.1 插入表格

插入表格的方法有很多，除了前面介绍的快速创建表格的方法，我们还可以创建规定行、列数的表格，操作方法如下。

步骤1 ❶新建文档，切换到“插入”选项卡，在“表格”组中单击“表格”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“插入表格”选项。

步骤2 ❶弹出“插入表格”对话框，在“表格尺寸”栏分别设置“列数”与“行数”，本例“列数”为 “5”，“行数”为“8”；❷设置完成后单击“确定”按钮。

步骤3 ❶表格被插入到文档中，拖动鼠标选中第1行中的所有单元格；❷在“布局”选项卡的“合并”组中，单击“合并单元格”按钮，将首行单元格合并。

3.2.2 输入内容并设置格式

表格创建完成后，就可以开始输入表格内容，输入过程中，可以根据需要设置字体和格式，操作方法如下。

步骤1 ❶在首行表格中输入表格标题文本；❷在“布局”选项卡的“对齐方式”组中单击“水平居中”按钮。

步骤2 将光标定位到其他单元格中，输入相应的内容。

步骤3 在输入过程中，如果发现行数不足，可以将光标定位到最后一行的外侧，然后按下“Enter”键，即可增加1行。

步骤4 选中标题文本，在“开始”选项卡的“字体”组中将“字体”设置为“黑体”，“字号”设置为“四号”。

步骤5 将光标定位到标题下方第一行的最左侧，当光标变为形状时，单击鼠标左键即可选中该行，将该行中的表头字体设置为“华文细黑”。

3.2.3 制作斜线表头

斜线表头通常用于对一个单元格中的两个数据进行分隔，制作斜线表头的方法如下。

步骤1 将光标定位到表头行的第1个单元格中，在“设计”选项卡的“边框”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“斜下框线”命令。

步骤2 斜线表头即被插入到单元格中。

步骤3 ❶切换到“插入”选项卡，在“插图”组中单击“形状”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“文本框”选项。

步骤4 拖动鼠标在文档中绘制一个文本框，并在其中输入斜线表头其中一边的文本内容。

步骤5 ❶选中文本框，切换到“格式”选项卡，单击“形状填充”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“无填充”命令。

步骤6 ❶单击“形状轮廓”下拉按钮；❷在弹出的下拉菜单中选择“无轮廓”命令。

步骤7 将鼠标指向文本框边缘，在按住“Ctrl”键的同时单击鼠标左键拖动文本框，复制出另一个相同的文本框。

步骤7 在第2个文本框中输入斜线表头另一侧的文本内容，然后调整好两个文本框的位置即可。

3.2.4 美化表格

表格制作完成后，用户可以对表格添加一些修饰，如添加边框和底纹等，以美化表格，操作方法如下。

步骤1 ❶将光标定位到标题单元格中，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“底纹”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择一种底纹颜色。

步骤2 选中表头行，单击“底纹”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择另一种底纹颜色。

步骤3 选中第1列单元格，使用同样的方法设置与表头相同的底纹颜色。

步骤4 ❶单击表格左上角的按钮选中整个表格，切换到“设计”选项卡，在“边框”组中单击“边框样式”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择一种边框样式。

步骤5 ❶单击“边框”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中选择“内部框线”命令。

步骤6 ❶保持表格选中状态不变，在“边框样式”下拉列表中选择另一种边框样式；❷再次单击“边框”下拉按钮；❸在弹出的下拉列表中选择“外侧框线”命令。

3.2.5 统计表格数据

在Word表格中，用户也可以对表格数据进行简单的计算，方法如下。

步骤1 ❶将光标定位到合计行的第一个单元格中；❷单击“布局”选项卡“数据”组中的“公式”按钮。

步骤2 打开“公式”对话框，系统默认公式为求和公式，保持默认状态，单击“确定”按钮。

步骤3 返回文档中，即可查看到单元格中已经显示了“求和”后的结果值。

步骤4 使用相同的方法计算出其他单元格中的合计信息即可。

3.2.6 插入图表

为了更加直观地展示表格中的数据，可以在文档中插入相关的图表内容，操作方法如下。

步骤1 将光标定位到表格下方，在“插入”选项卡的“插图”组中单击“图表”按钮。

步骤2 ❶弹出“插入图表”对话框，在左侧列表中选择“柱形图”选项；❷在右侧选择“簇状柱形图”选项；❸完成后单击“确定”按钮。

步骤3 返回文档中即可看到图表已经创建，并且自动在Word中创建了一个Excel表格。

提示

插入的图表同图片一样，可以调整大小，设置对齐方式和文本环绕方式等。

步骤4 将Word表格中的数据复制到Excel表格中。

步骤5 图表中的数据将自动完成更新。

步骤6 ❶选中图表，切换到“格式”选项卡，在“形状样式”组中单击“形状填充”下拉按钮；❷在弹出的下拉列表中可以为图表添加背景颜色。