3.2 商务谈判的组织准备

在现代社会中，一场商务谈判往往比较复杂，涉及的范围较广。就涉及的知识而言，包括产品、技术、市场、金融、运输、保险和法律等许多方面。若是国际商务谈判，还涉及海关条例、外语等知识。这些知识绝非个人的精力、知识、能力所能胜任的。所以，商务谈判除了一对一的单人谈判外，更多情况下是在谈判团体、谈判小组之间进行。这个谈判团体或小组就是商务谈判组织，它是指为实现一定的谈判目标，依照某种方式结合的集体。商务谈判组织放大了个人力量，并且形成一种新的力量，这种新的力量同个体的力量有着本质的差别。它是组织的总体效应，仅仅依附于组织的存在。组织力量的来源：一方面是组织成员的个人素质和能力，另一方面是组织成员之间的协调能力。

商务谈判组织准备工作主要包括两个方面：组织成员的结构和规模。它贯穿于商务谈判活动的全过程，目的是资源成本最小化，组织功能最大化。

3.2.1 谈判小组的结构和规模

1）谈判小组的结构

（1）谈判小组人员构成的原则

①知识具有互补性。知识互补包含两层意思：一是谈判人员各自具备自己专长的知识，都是处理不同问题的专家，在知识方面互相补充，形成整体的优势。二是谈判人员书本知识与工作经验的知识互补。谈判队伍中既有高学历的专家学者，也有身经百战具有丰富实践经验的谈判老手。高学历专家学者可以发挥理论知识和专业技术特长，有实践经验的老手可以发挥见多识广、成熟老练的优势，这样知识与经验互补，才能提高谈判队伍的整体战斗力。

②性格具有互补性。谈判队伍中的谈判人员性格要互补协调，将不同性格的优势发挥出来，互相弥补其不足，才能发挥出整体队伍的最大优势。性格活泼开朗的人，善于表达、反应敏捷、处事果断，但是性情可能比较急躁，看待问题也可能不够全面，甚至会疏忽大意；性格稳重沉静的人，办事认真细致，说话比较谨慎，原则性强，看问题比较全面，善于观察和思考，理性思维比较强，但是他们不够热情，不善于表达，反应相对比较迟钝，处理问题不够果断，灵活性较差。如果这两类性格的人组合在一起，分别担任不同的角色，就可以发挥出各自的性格特长，优势互补，协调合作。

③分工明确。谈判小组每一个人都要有明确的分工，担任不同的角色。每个人都有自己特殊的任务，不能工作越位，角色混淆。遇到争论不能七嘴八舌争先恐后发言，该到谁讲就谁讲，要有主角和配角之分、中心和外围之分、台上和台下之分。谈判小组要分工明确、纪律严明。当然，分工明确的同时要注意大家都要为一个共同的目标而通力合作，协同作战。

（2）谈判小组的人员构成

这是一个如何搭建谈判小组的问题。要使谈判小组高效率的工作，一方面，参加谈判的人员都应具有良好的专业基础知识，并且能够迅速有效解决随时可能出现的各种问题；另一方面，参加谈判的人员必须关系融洽，能求同存异。谈判小组的人员应专家齐备，否则将影响谈判的质量。谈判小组应由以下人员构成：

①商务人员。由熟悉商业贸易、市场行情、价格形势的贸易专家担任，商务人员要负责合同价格条件的谈判，帮助谈判方整理出合同文本，负责经济贸易的对外联络工作。

②技术人员。由熟悉生产技术、产品标准和科学发展动态的工程师担任，在谈判中负责对有关生产技术、产品性能、质量标准、产品验收、技术服务等问题的谈判，也可为商务谈判中价格决策作技术顾问。

③财务人员。由熟悉财务会计业务和金融知识，具有较强的财务核算能力的财务人员担任。主要职责是对谈判中的价格核算、支付条件、支付方式、结算货币等与财务相关的问题把关。

④法律人员。由精通经济贸易各种法律条款，以及法律执行事宜的专职律师、法律顾问或本企业熟悉法律的人员担任。职责是做好合同条款的合法性、完整性、严谨性的把关工作，也负责涉及法律方面的谈判。

⑤翻译人员。由精通外语、熟悉业务的专职或兼职翻译担任，主要负责口头与文字翻译工作，沟通双方意图，配合谈判运用语言策略，在涉外商务谈判中翻译的水平将直接影响到谈判双方的有效沟通和磋商。

除了以上几类人员之外，还可配备其他一些辅助人员，但是人员数量要适当，要与谈判规模、谈判内容相适应，尽量避免不必要的人员设置。

2）谈判小组的规模

从实践经验来看，由于商务谈判涉及内容较多，所以大多数较为重要的商务谈判均由多人组成。那么谈判小组应有多少人组成较为合适呢？国内外谈判专家普遍认为，一个谈判小组的理想规模以4人左右为宜。这是因为：

①4人左右谈判小组的工作效率最高。一个集体能够高效率工作的前提是内部必须进行严密的分工和协作，而且要保持信息交流的畅通。如果人数过多，成员之间的交流和沟通就会发生障碍，需耗费更多的精力统一意见，从而降低工作效率。从大多数谈判情况看，4人左右时工作效率是较高的。

②4人左右是最佳的管理幅度或跨度。管理学研究表明，一个领导能够有效地管理其下属的人数是有限的，即存在有效管理幅度。管理幅度的宽窄与管理工作的性质和内容有关。在一般性的管理工作中，管理幅度以4～7人为宜，但在商务谈判这种紧张、复杂、多变的工作中，既需要充分发挥个人独创性和独立应付事变的能力，又需要内部协调统一、一致对外的活动，故其领导者的有效管理幅度在4人左右才是最佳的。超越这个幅度，内部的协调和控制就会产生困难。

③4人左右能满足一般谈判所需的知识范围。多数商务谈判涉及的业务知识领域大致是下列4个方面：第一，商务方面，如确定价格、交货风险等；第二，技术方面，如确定质量、规格、程序和工艺等；第三，法律方面，如起草合同文本，合同中各项条款的法律解释等；第四，金融方面，如确定支付方式、信用保证、证券与资金担保等。参加谈判的人员主要是这4个方面的人员，如果每个人是某一方面的专家，恰恰是4人左右。

④4人左右便于小组成员调换。参加谈判的人员不是一成不变的，随着谈判的不断深入，所需专业人员也有所不同。如在洽谈的摸底阶段，生产和技术方面的专家作用大些；而在谈判的签约阶段，法律方面的专家则起关键性作用。这样，随着谈判的进行，小组成员可以随时调换。因此，谈判小组保持4人的规模是比较合理的。

上述谈判小组4人的规模，只是就一般情况而言，并且只是一种经验之谈。有些大型的谈判，领导和各部门的负责人都可能参与，再加上工作人员如秘书等，队伍可能达20人左右。在这种情况下，可以进行合理的分工，可由4人左右作为正式谈判代表，与对方展开磋商，其余人只在谈判桌外向其提供建议和服务。

【案例3-7】

范蠡的选择

战国时期，范蠡（陶朱公）的次子在楚国杀了人，收在监牢里。范蠡得知消息后说：“杀人者死，这是本分。不过我听说千金之子不会在大庭广众之下被处死。”准备派自己的小儿子带着千金去楚国解救。就要出发时，范蠡的长子拼死拼活地不同意，说：“家里出了事应该由长子出面解决。父亲不派我去，这是对我的不信任，说明我不孝顺，我不如死了算了。”

范蠡被搅得没有办法，只好派长子去。范蠡写了一封信给楚国的故交庄生，让长子带着信直接去找庄生，又再三叮嘱长子，到了楚国后不论任何事情都要由庄生安排，千万不要与之争执。长子答允出发了。

长子到了楚国找到庄生，按照范蠡的交代，把千金交给庄生。庄生听明来意，便说：“你现在赶快离开，千万不要逗留，即使弟弟放出来了，也不要问之所以然！”然而长子并没有离开楚国，而是偷偷留在了朋友家。

庄生虽然贫穷，但以廉洁正直闻名天下，连楚王都把他当老师一样尊崇。至于范蠡送来的黄金，他并不想接受，但怕范家人以为他不想办事，就暂时收下了，而且想等事成以后归还，表明信誉。

庄生找了一个适当的时机见楚王，说：“某星宿移动到某个位置，对楚国有危害。”楚王向来相信庄生，问庄生如何是好。庄生说只有做好事才能消除，楚王表示明白了。之后，楚王下令大赦天下。

躲在别人家的长子得知楚王要大赦天下的消息，但并不知道是庄生的功劳。只想，既然楚王要大赦天下，自己的弟弟自然会被释放，那么自家的千金岂不是白花了？于是，他又回到庄生家。

庄生见到长子，大惊说：“你怎么还没有离开呀？”长子说：“我听到楚王要大赦天下的消息，特地来向先生辞行。”庄生明白了他的意思，让他拿回千金走了。

事后庄生非常生气，也非常委屈，认为自己被一个小孩子给骗了。庄生又去见楚王，说：“我上次说星宿的事情，王说要用修德的方法来回报，这当然很好。但现在我在街市上听很多人说，陶朱公的儿子杀了人被囚在楚国，他的家人拿了许多金钱贿赂了王的左右，所以王并不是为了体恤国民而实行大赦，而是因为陶朱公儿子的缘故！”楚王一听，大怒说：“胡扯！我虽然没什么德行，但怎么会因为陶朱公儿子的缘故而特别施恩大赦呢？”就命令先杀掉了范蠡的儿子，第二天才下达赦免的命令。

范蠡的长子最终带着他弟弟的尸体回来。到家以后，全家人都很悲伤，只有范蠡说：“我早就知道他一去必然会害死他弟弟的！不是他不爱他的弟弟，只是舍不得钱财呀！他年少时和我一起创业，知道钱财来之不易，所以不轻易花钱。至于小儿子，出来就看见我很富有，坐着好车，骑着良马，去追逐狡兔，哪里懂得钱财是怎样积累的，所以不会吝惜。我原想派小儿子去，就是因为他能舍弃财物呀！而大儿子是做不到的，所以最后必然导致他的弟弟被杀死，这是合乎常理的，没什么好悲伤！我原本就日日夜夜在等着丧车的到来！”

范蠡的大儿子固然在谈判中存在着很多不足之处，但对大儿子非常了解的范蠡却成全了他，不能不说这是严重的失误。正应了古话“智者千虑，必有一失。”前车之辙，当为后人明鉴。

英国哲学家培根说过：“如果你为某人工作，你必须知道他的个性习惯，以便顺着他，引导他；知道他的需求，从而说服他；知道他的弱点，从而使他有所畏惧；知道他的喜好，从而支配他。”所以，如果你是谈判小组的负责人，就必须对每一位小组成员进行全方面的了解。一般来说，考察他们的性格特征、能力特征，选择情绪稳定、沉着冷静、责任心强的人员进入谈判小组，会推动谈判的进程，达到最佳的效果。

3.2.2 确定谈判小组负责人和谈判小组成员

1）谈判小组负责人应具备的条件

谈判小组负责人应当根据谈判的具体内容、参与谈判人员的数量和级别，从企业内部有关部门中挑选，可以是某一部门的主管，也可以是企业最高领导。谈判小组负责人并不一定是己方主谈人员，但他是直接领导和管理谈判队伍的人。选择谈判小组负责人应具备以下条件：

①具备较全面的知识。谈判小组负责人本身除应具有较高的思想政治素质和业务素质之外，还必须掌握整个谈判涉及的多方面知识。只有这样才能针对谈判中出现的问题提出正确的见解，制订正确的策略，使谈判队伍朝着正确的方向发展。

②具备果断的决策能力。当谈判遇到机遇或是遇到障碍时，能够敏锐地利用机遇，解决问题，作出果断的判断和正确的决策。

③具备较强的管理能力。谈判小组负责人必须具备授权能力、用人能力、协调能力、激励能力、总结能力，使谈判小组成为拥有高度凝聚力和战斗力的集体。

④具备一定的权威地位。谈判小组负责人要具备权威性，有较大的权力，如决策权、用人权、否定权、签字权等；要有丰富的管理经验和领导威信，能胜任对谈判小组的管理。谈判小组负责人一般由高层管理人员或某方面的专家担任，最好与对方谈判小组负责人具有相对应的地位。

2）谈判小组负责人的职责

①负责挑选谈判人员，组建谈判小组，并就谈判过程中的人员变动与上层领导取得协调。

②负责管理谈判小组，协调谈判队伍各成员的心理状态和精神状态，处理好成员间的人际关系，增强队伍凝聚力，团结一致，共同努力，实现谈判目标。

③负责组织制订谈判执行计划，确定谈判各阶段目标和战略策略，并根据谈判过程中的实际情况灵活调整。

④负责己方谈判策略的实施，对具体的让步时间、幅度，谈判节奏的掌握，决策的时机和方案作出决策安排。

⑤负责落实交易磋商的记录工作。

⑥负责向上级或有关的利益各方汇报谈判进展情况，获得上级的指示，贯彻执行上级的决策方案，圆满完成谈判使命。

3）确定谈判小组成员

由于人的素质的差别，决定了不同的人组成的谈判小组其工作效率和谈判结果大不相同。为此，就必须精心挑选谈判小组成员，保证其是高质量的，完全能够符合谈判的要求。

①谈判小组成员选择应根据谈判内容和重要性而定。每一项谈判都有其特定的内容；其重要程度也各异。因此，在选择谈判小组成员时，一方面要充分考虑谈判内容涉及的业务知识面，使得谈判小组的知识结构满足谈判内容的需要；另一方面，如果谈判对企业至关重要，谈判小组的负责人应由企业决策层的有经验的谈判高手担任。

②谈判成员的选择还应考虑谈判的连续性。如果某些成员已与对方打过交道，并且双方关系相处良好，则这项谈判优先选派这些人员参加。由此，可以增加对方对我方的了解和赢得对方的信任，从而大大缩短双方的距离和谈判的时间。

③谈判成员在素质上要形成群体优势。谈判小组成员的组合，在性格、气质、能力以及知识方面应优势互补，形成群体优势。

④谈判成员之间应形成一体化气氛。要想赢得谈判的成功，在组成高质量的谈判小组的基础上，最重要的工作就是保证小组内通力合作，关系融洽，形成合力。否则，内耗必将导致谈判的失败。因此，选择谈判小组成员应避免曾经或现在正闹矛盾或冲突的人选。

【案例3-8】 据报道，辽宁省政府组织驻该省的外资金融机构的20多名代表考察该省的投资环境，整个考察活动是成功的。然而，给这些外资金融机构代表们留下深刻印象的除了各市对引进外资的迫切心情及良好环境外，也出现了一些令国人汗颜的小片段。在某开发区，在向考察者介绍开发区的投资环境时，不知是疏忽，还是有意安排，由开发区的一个副主任做英语翻译。活动组织者和随行记者都认为一个精通英语的当地领导一定会增强考察者们的投资信心。不料想，那位副主任翻译起来结结巴巴、漏洞百出，几分钟后，不得不换另外一个翻译，但水平同样糟糕。下午在某市内考察，市里另外安排了翻译，几个考察人员都对记者说：这个翻译的水平还行。言外之意不言而喻。