第一节 项目采购策划概述

一、项目采购策划的定义

项目采购策划是记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。它识别哪些项目需求最好或必须通过从项目组织外部采购产品、服务或成果来实现，而哪些项目需求可由项目团队自行完成。

在项目采购策划过程中，要决定是否需要取得外部支持。如果需要，则还要决定采购什么、何时采购、如何采购以及采购多少。如果项目需要从执行组织外部取得所需的产品、服务和成果，则每次采购都要经历从采购策划到结束采购的各个过程。

如果买方希望对采购决定施加一定影响或控制，那么在项目采购策划过程中，还应该考虑对潜在卖方的要求。同时，也应考虑由谁负责获得或持有法律、法规或组织政策所要求的相关许可证或专业执照。在采购策划过程中，要考虑每个自制或外购决策所涉及的风险，也要审查为减轻风险（有时是向卖方转移风险）而拟使用的合同类型。

二、项目采购策划的过程

项目采购管理的首要任务是制订项目采购计划即项目采购策划，并按计划安排好项目采购工作以实现项目生产的目标。项目采购计划的制订过程就是确定从项目组织外部需要采购哪些材料和服务，从而能够更好地满足项目生产需求的过程，如图3-1所示。在采购计划中，应该说明是否需要采购、采购什么、何时采购、如何采购、采购多少等内容。

图3-1 项目采购策划的过程

当项目从执行组织之外获得产品时，每项产品都必须经历从询价计划到合同收尾的各个过程；当项目不从执行组织之外获得产品时，就不必执行从询价计划到合同收尾之间的过程。此外，采购计划还应考虑可能的卖方，特别是买方希望以合同签订加一定程度的影响或控制时更是如此。

三、项目采购策划的内容

项目采购策划就是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务以便能够更好地满足项目生产需求的文件，项目策划必须在定义项目范围时完成。项目采购计划需要回答一系列问题，如：采购什么、何时采购、如何采购及采购多少等。

1.采购什么

项目采购策划中的第一要素是“采购什么”，即首先要决定采购的对象。项目策划管理要求采购的产品应具有4个条件：

（1）适用性，即采购的产品不一定要有最好的质量，但一定要符合项目实际生产的质量要求。

（2）通用性，即项目采购的产品最好能够通用，在项目采购中尽量不使用定制化的产品。

（3）可获得性，即能够在需要的时间内，以适当的价格，及时得到要采购的产品。

（4）经济性，即在保证质量的前提下，选择成本最低的供应来源，以降低项目成本。

项目组织应首先将项目采购需求写成规范的书面文件，注明要求的详细规格、质量和时间，然后将它们作为日后与供应商进行交易和开展采购合同管理的依据性文件。这种关于“采购什么”的规范性文件的主要内容应包括：产品名称、产品规格、产品质量标准和要求等。

2.何时采购

“何时采购”是项目采购策划管理中的第二大要素，这是指项目组织需要计划和安排采购的时间。因为采购过早就会增加库存量和库存成本，而采购过迟又会因库存量不足而导致项目停工待料和工期拖延，造成资源的浪费。经济采购批量模型是一种很好的选择采购时机的定量方法。

由于从开始项目采购的订货、采购合同洽谈与签订到产品入库必须经过一定的时间间隔，所以在决定“何时采购”时需要从采购的产品投入项目使用之日算起到推测出合理的提前期，从而确定出适当的采购订货时间和采购作业时间。

对于项目策划管理而言，必须依据项目的工期进度计划和资源计划以及所需产品的生产和运输时间，合理地确定产品的采购订货时间。同时，为了项目进度需要，采购产品的交货时间也必须适时，而且只能有少许提前而不能有任何推迟，这是项目策划管理必须遵循的重要原则之一。

3.如何采购

“如何采购”主要是指在项目采购过程中采用何种工作方式以及项目采购的大政方针和交易条件。项目策划管理这方面的工作包括：是否采用分批交货的方式，采用何种产品供给与运输方式，具体项目采购产品的交货方式和地点等。例如，如果采用分期交货的采购方式，对每批产品的交货时间和数量必须科学地制订计划、安排并逐条在该采购合同上明确予以规定。同时一定要安排和约定项目所需要产品的交货方式和地点，以确定究竟是在项目现场交货还是在买方所在地交货。另外，还必须安排和确定项目所需产品的包装和运输方式，明确究竟是由项目组织负责运输，还是由买方负责运输，抑或是由第三方物流服务上门负责运输；最后，还要计划、安排和确定项目采购的付款方式与各种付款条款，诸如预付定金、违约补偿和各种保证措施等。另外，还有一些其他方面的问题也必须予以安排和考虑，如项目采购合同的类型、格式、份数、违约条款等，这些都是需要在采购计划这一工作中确定的。

4.采购多少

这是有关项目采购数量的管理。任何项目所需产品的采购数量一定要适当，所以都需要进行计划管理。项目所需要的产品的采购数量必须根据项目实际情况决定，如大型工厂建设项目所需生产资源多而且消耗快，所以“采购多少”可以使用经济订货批量模型和经济生产批量模型等方法来决定。另外，在计划、安排和决定“采购多少”时还应该考虑批量采购的数量优惠等因素，以及项目存货的资金时间价值等方面的问题，所以实际上项目采购策划管理中有关“采购多少”的问题涉及数量和资金成本两个方面的变量。

一般而言，项目采购策划包括从指定采购文件到合同收尾的全部采购过程，具体内容包括：

（1）采用的合同类型。

（2）如果评估标准要求有独立的估算，确定由谁进行估算。

（3）如果实施组织设有采购或者发包部门，项目管理团队本身应采取的行动。

（4）标准的采购文件（如果需要）。

（5）管理多个供应商。

（6）协调采购与项目的其他方面，如进度计划与绩效报告。

（7）能够对规划的采购造成影响的制约因素和假设条件。

（8）处理从买方购买产品所需的提前订货期，并就其与项目进度计划制订过程进行协调。

（9）处理自制或外购决策，并与活动资源需求和进度计划制订相关联。

（10）制订每个合同中规定合同可交付成果的进度计划，并与进度计划制订过程和控制过程进行协调。

（11）确定履约保函或保险合同，以降低一些项目风险。

（12）制定有关如何制定和维持合同工作分解结构的指导说明。

（13）确定合同工作说明书应使用的格式和形式。

（14）经过资格预审的优选供应商（如有）。

（15）评估买方使用的采购衡量指标。