1.1　Access数据库术语

在Access数据库中使用的术语与传统的数据库术语相同，包括数据库、表、记录、字段和值等，这些术语所表示的内容在数据库中的层次结构为依次从大到小排列，即数据库>表>记录>字段>值。

1.1.1　数据库

数据库是特定类型信息的集合，数据库中的数据以一定的逻辑形式组织在一起，从而将数据转变为有用的信息，便于人们访问和检索。

Access数据库中的数据存储在一个或多个表中，这些表具有严格定义的结构，从而限制在表中可以包含的内容类型和格式。在Access数据库的表中可以存储文本、数字、图片、声音和视频等不同类型的内容。由于Access数据库是关系型数据库，所以可以将相关的数据按照逻辑进行划分并存储在多个表中，通过为这些表创建关系可以将这些表中的数据关联在一起，以后就可以从这些表中提取所需的信息，并将这些信息以指定的方式组合在一起。

在数据库中包含多种类型的对象，表只是其中的一种，在数据库中还可以包含查询、窗体、报表和宏等对象，所有对象都位于数据库中，数据库是所有对象的容器。数据库中的所有基础数据都存储在表中，通过表中的数据可以创建查询、窗体和报表，这些对象为用户访问数据提供了灵活的方式：

• 使用查询可以从一个或多个表中查找和检索符合特定条件的数据，还可以同时更新或删除多条记录，以及对数据执行计算。
• 使用窗体可以显示和输入数据。
• 使用报表可以按照指定的格式显示和打印数据。

1.1.2　表

表是Access数据库中用于存储基础数据的容器，每个表用于存储单个实体的信息，例如一个人或一种商品的相关信息，表中的数据与该实体密切相关，这些数据存放在表的行和列中。在Access中创建并输入数据后的表，其外观类似于Excel工作表。

如图1-1所示为Access数据库中的一个表的示例，该表中的数据用于描述商品的信息。表中的每一行对应于一个特定的商品，表中的每一列定义了每个商品的某一类信息。例如，表中第6行的商品信息由4个部分组成，即商品编号（S006）、名称（猕猴桃）、品类（水果）和单价（6）。表中其他行的商品信息也都由这4个部分组成，只是每个部分的值不同而已。

在表中存储哪些信息需要经过仔细的规划，并对表结构进行严格的设计，避免出现重复和冗余的数据，同时还可以确保表中数据的完整性。设计表结构需要遵循一些重要的规则，这些规则将在1.3.2节进行介绍，设计表结构的具体方法将在本书第4章进行介绍。

图1-1　Access数据库中的表

1.1.3　记录、字段和值

“记录”就是表中的每一行数据，表中有多少行，该表就包含多少条记录。表中的每一列都是一个字段，表中有多少列，该表就包含多少个字段。每列顶部的文字是字段的名称，用于描述该列数据的含义。在1.1.2节的表中包含4个字段，即商品编号、名称、品类和单价，每一条记录都由这4个字段组成，为每个字段设置不同的值就构成了不同的商品记录。

每条记录在表中应该是唯一的，即任意两条记录中的所有字段组合而成的数据是不重复的，但是其中的一个或多个字段的值可以相同。值是记录和字段交叉位置上的数据，即表中的每个单元格中的内容。如图1-2所示，表中的第6条记录中的“名称”字段的值为“猕猴桃”，该值位于第6条记录所在的行和“名称”字段所在的列的交叉位置上。

表中的每个字段都包含很多属性，例如字段名、数据类型、字段大小和验证规则等。一些属性只出现在特定数据类型的字段中，例如文本类型的字段包含一个名为“允许空字符串”的属性，而数值类型的字段不包含该属性。

属性定义了字段的特性。例如，字段的数据类型定义字段中可以包含哪一类数据，是文本、数字还是超链接。字段的数据类型和其他属性将在本书第4章进行介绍。

图1-2　值位于记录和字段的交叉位置上